Estudo de caso: TI e melhoria contínua na automatização da conciliação bancária da PMC

Introdução

     A conciliação bancária é um processo de controle interno da Prefeitura Municipal de Campinas (PMC) e é utilizada para dar a baixa nos pagamentos recebidos. Ela é parte importante também da contabilidade, pois concilia os pagamentos que serão contabilizados nas receitas, garante que as operações financeiras que foram realizadas estejam reconhecidas nos extratos bancários e na movimentação contábil da PMC.    A conciliação ajuda a evidenciar as diferenças entre o saldo do extrato de uma conta bancária e o saldo da razão contábil desta mesma conta.

Como era feito?

     Até o ano de 2014 a conciliação era processada de forma manual. A prefeitura mantinha uma funcionária que era responsável por importar e fazer a conciliação de todos os arquivos de todos os bancos, um a um diariamente, através  da aplicação de conciliação bancária dentro do sistema SIM (Sistema de Informações Municipais). O processamento dos arquivos ocorria um de cada vez em cada máquina. Em momentos de pico de processamento, e principalmente durante o período de pagamento da primeira parcela do IPTU, as máquinas de alguns funcionários da PMC eram utilizadas para fazer o processamento.

Quais problemas existiam?

     O processamento da conciliação, por ser manual, ocorria apenas durante o horário de expediente. Muitas vezes o processamento ficava parado, pois ao terminar de processar um arquivo, precisava de um funcionário para colocar outro arquivo e clicar num botão do sistema para iniciar a conciliação.

Como melhoramos e quais resultados?

     Diante do problema da demora deste processamento, em 2015 a IMA implantou uma solução que melhorou muito o desempenho da conciliação, onde processo manual foi automatizado passando a verificar, periodicamente, se existiam arquivos prontos e liberados para conciliar. O programa passou a ordenar os arquivos disponíveis pela data de crédito, número do arquivo e o banco. Desta maneira, o processamento passou a ocorrer durante 24 horas por dia, sem interrupção, enquanto existirem arquivos para conciliar.

     Entretanto, em 2018, durante a fase de desenvolvimento e testes, foi verificado que o processo de conciliação poderia ser executado em paralelo, em diferentes servidores, possibilitando assim o processamento de mais arquivos em menor tempo ao mesmo tempo. Foram feitos diversos testes de performance para se chegar a um número ideal de no máximo de 4 servidores processando em paralelo, pois o banco de dados que armazena os dados da conciliação é apenas um. Se colocássemos mais servidores processando em paralelo, começaria a ocorrer gargalo no banco de dados. Com a conciliação podendo rodar em 4 servidores, foram separados os 4 maiores bancos para rodar em paralelo, um em cada servidor juntamente com os demais bancos que possuem menor volume de arquivos.

     Também foi feita análise do código-fonte do programa da conciliação para encontrar pontos de melhoria. Foi identificado que o programa fazia o cálculo do valor devido para todas as linhas do arquivo. Identificou-se também que grande parte dos pagamentos recebidos ocorriam corretamente na data de vencimento. Para otimizar o tempo de processamento, foi colocada uma condição antes do programa iniciar os cálculos.  Se a data de pagamento fosse igual a data de vencimento e se o valor recebido fosse igual ao valor devido contido na cobrança, o programa já faria a baixa do pagamento e não calcularia mais o valor devido.

     Com estas duas ações o programa ganhou muito em tempo de processamento e a PMC não precisava mais manter uma funcionária encarregada de fazer o processo de conciliar os arquivos. A funcionária passou a realizar outras atividades mais produtivas e de interesse da PMC.

     No processo manual, nos momentos de pico de processamento (primeira parcela do IPTU), demorava em média de duas a três semanas para processar todos os arquivos. Hoje, com a conciliação automática, este processamento ocorre em no máximo uma semana.

     Por fim, vale a pena destacar o trabalho feito em conjunto com os times de Devops, desenvolvimento de software, Infraestrutura e DBAs para melhorar ainda mais a conciliação. Foi desenvolvida uma aplicação que realiza o monitoramento de forma automática do processamento da conciliação. Esta aplicação utiliza o aplicativo Telegram para avisar os responsáveis da IMA,  em caso de parada/interrupção de processamento por qualquer motivo. Assim os analistas conseguem atuar de maneira rápida e eficaz para que o processamento retorne logo, sem perder tempo.

Conclusão

    Este estudo de caso teve o objetivo de apresentar como a IMA está totalmente alinhada e dedicada para cumprir a sua missão em continuar sendo a maior provedora de soluções tecnológicas para a transformação digital da administração pública, tornando-a mais ágil e diminuindo a burocracia para atender melhor os cidadãos, por meio do desenvolvimento de aplicações tecnológicas e na busca pela melhoria contínua em seus processos.

VANESSA MELLO é supervisora técnica de desenvolvimento de software da área de Arrecadação e Fiscalização da Gerência de Sustentação.

MARCELO CASTILHO é coordenador técnico da Gerência de Sustentação.